根據《普通高等學校學生管理規(guī)定》（中華人民共和國教育部令第41號），為進一步加強和規(guī)范我院學籍學歷管理工作，切實維護學生合法權益，特制定本辦法。

一、組織機構

為做好學院學籍學歷管理工作，建立學籍學歷管理分級責任制，成立臨汾職業(yè)技術學院學籍學歷管理領導小組，具體如下：

組 長：學院黨委書記、學院院長

副組長：分管副院長

成 員：學生處處長、招生處處長、教務處處長、計財處處長、就業(yè)指導中心主任、各系書記

領導組下設辦公室，辦公室主任由學生處處長擔任，具體承擔學籍學歷管理工作的組織實施；各系書記是學生學籍學歷管理工作的直接責任人，各班級輔導員（班主任）是學生學籍學歷管理工作的具體責任人。

二、新生報到注冊

（一）新生報到前，招生處需向學生處及各系提供新生預報到名單；

（二）新生報到期間依據《臨汾職業(yè)技術學院新生入學資格審查和錄取資格復查工作實施方案》進行入學資格初步審查，審查合格的辦理入學手續(xù)，予以注冊學籍；審查發(fā)現新生的錄取通知、考生信息等證明材料，與本人實際情況不符，或者有其他違反國家招生考試規(guī)定情形的，取消入學資格。

（三）學生入學后，在3個月內按照國家招生規(guī)定進行復查，復查內容主要包括以下方面：

1.錄取手續(xù)及程序等是否合乎國家招生規(guī)定；

2.所獲得的錄取資格是否真實、合乎相關規(guī)定；

3.本人及身份證明與錄取通知、考生檔案等是否一致；

4.身心健康狀況是否符合報考專業(yè)或者專業(yè)類別體檢要求，能否保證在校正常學習、生活；

5.藝術、體育等特殊類型錄取學生的專業(yè)水平是否符合錄取要求。

復查中發(fā)現學生存在弄虛作假、徇私舞弊等情形的，確定為復查不合格，應當取消學籍；情節(jié)嚴重的，移交有關部門調查處理。

復查的程序和辦法依據《臨汾職業(yè)技術學院新生入學資格審查和錄取資格復查工作實施方案》。

（四）學生報到結束后，招生處將本年度各專業(yè)、層次報到學生的招生資料和名冊移交各系；名冊和新生入學資格初審報告書面移交學生處。

（五）學生報到后，各系、班級組織學生核實自己的相關信息（包括姓名、性別、身份證號、考生號、專業(yè)、學制、生源地），并由學生本人、本班輔導員（班主任）、系學籍信息員、系領導簽字后提交學生處待注冊，各系組織新生填寫《臨汾職業(yè)技術學院學生基本情況登記表》存查。

（六）學生處審核確定新生報到注冊名單進行學籍注冊，同時上報省教育廳行政主管部門，完成新生的首次學籍電子注冊工作。

（七）新生學籍電子工作完成后，各系及時督促所有新生及時登錄“中國高等教育學生信息網”核對個人身份信息和學籍注冊信息，對于發(fā)現的問題以書面報告的形式遞交學生處，以便及時核實糾正。

（八）學生處根據新生報到注冊名單為學生辦理學生證、 火車票優(yōu)惠卡等，同時在學生證上加蓋“注冊專用章”。

三、在校生注冊

在校生注冊分為“學年第一學期注冊”和“學年第二學期注冊”。

（一）學生處負責全院在校生每學期學籍注冊工作，辦理注冊時間為開學后兩周內。

（二）學生每學期在正式上課前須在所在系報到注冊登記，各系根據要求完善《臨汾職業(yè)技術學院學生學籍冊》，并在正式上課前將學生報到情況報學生處備案，對沒有按期報到的學生須做出書面情況說明。

（三）報到后的學生憑本人學生證經學生處專人審核后， 辦理正式注冊手續(xù)，并在學生證上加蓋“注冊專用章”。未按學期加蓋“注冊專用章”的學生證，不能作為有效證件使用。

（四）凡因各種原因不能如期注冊的學生，各系均應逐一核實后，向學生處出具書面報告說明情況。

（五）每學年第一學期，學生須在開學報到兩周內足額繳納學費。計財處負責對學生繳費情況進行統計。未繳納學費或辦理減免、緩繳等手續(xù)的，學校不予注冊，按自動退學處理，取消學籍。家庭經濟困難的學生可以申請貸款或者其他形式資助，辦理有關手續(xù)后注冊。

（六）每學期開學一個月內，學生處應將學籍異動情況通報至各系和相關部門，各系及時通知學生本人。

（七）每學年第二學期注冊，除繳清學費環(huán)節(jié)外，其余按以上程序執(zhí)行。

四、學籍異動

（一）退學：學生有下列情形之一者，應予退學。

1.休學期滿，在學校規(guī)定期限內未提出復學申請或者申請復學經復查不合格者；

2.經過指定醫(yī)院診斷，患有疾病或者意外傷殘，不能堅持正常學習者；

3.本人申請退學，經說服教育無效者；

4.不論何種原因，在校學習時間超過六年者；

5.超過學校規(guī)定期限未注冊而又無正當事由者；

6.因其它特殊情況，學校認為必須退學者。

按本條規(guī)定作退學處理，由院長辦公會會議研究決定。

（二）休學、復學：學生提交休學、復學（附休學證明） 申請書，各系學生管理負責人和輔導員（班主任）審核后，及時將休學、復學通知單和學生提交的休學、復學申請書提交學生處，學生處依據教育部第41號令負責學籍狀態(tài)的更改。

（三）轉學（轉出）：學生提交轉學申請（理由充分、真實，對方院校同意轉入），所屬系負責人對申請審核同意簽字，相關職能部門和分管院領導同意簽字后，辦理網上學籍轉學確認手續(xù)。

（四）轉學（轉入）：學生處為相關系提供省教育廳簽發(fā)的批準轉學批文復印件或者是學院文件作為學生入班的依據，辦理網上學籍確認手續(xù)。

（五）轉專業(yè)：學生因個人興趣和特長提交轉專業(yè)申請， 所在系及擬轉入系書記簽署意見，經學生處審核，分管院領導同意后，辦理相關學籍手續(xù)。

下列情形不得轉專業(yè)：

1.學生入學未滿一學期或者畢業(yè)前一年（注：兩年制的可在一年級第二學期轉專業(yè)）；

2.藝術類和體育類專業(yè)學生；

3.對口升學學生、單獨招生學生、三二轉段學生；

4.其他入學錄取時有約定條件的；

5.無正當理由的。

學院根據社會對人才需求情況和專業(yè)發(fā)展情況，在學生自愿的基礎上，經過學院院長辦公會會議研究，可以適當調整部分學生的專業(yè)。

（六）留、降級：各系對于擬作留、降級處理的學生，及時以函件形式上報學生處,經學生處審核，分管院領導同意后，辦理相關學籍手續(xù)。

五、畢業(yè)資格審核及相關工作流程

學生處、就業(yè)指導中心、教務處、計財處等相關部門分別審核本屆畢業(yè)學生的畢業(yè)資格，學生處負責審核辦理畢業(yè)證書，就業(yè)指導中心負責審核辦理就業(yè)報到手續(xù)，教務處負責審核學業(yè)成績，計財處負責審核學費的繳納情況。

（一）每學年第二學期開學后，各系學生管理負責人將符合畢業(yè)條件的預計畢業(yè)學生名單（具有學籍的學生）匯總后報學生處和就業(yè)指導中心。

（二）各系、班級認真審核預計畢業(yè)生名單、信息數據庫（包括：學號、姓名、性別、身份證號、出生日期等重要信息），確保上報畢業(yè)生信息的數據準確。

（三）各系學生管理負責人根據學院安排（新華社山西分社指定時間），認真組織學生參加畢業(yè)圖像信息采集，及時登錄中國高等教育學生信息網（https://www.chsi.com.cn/）,核對學生本人的圖像信息。學生處負責匯總預計畢業(yè)生錯誤圖像信息，反饋新華社予以修正。

（四）各系及時整理、審核畢業(yè)學生相關檔案資料，分別在學生處和院辦對相關內容進行蓋章。

（五）各系及時組織學生到計財處、學生處、圖書館等部門協商處理畢業(yè)學生欠費、畢業(yè)學生助學貸款、未歸還借閱圖書等事宜。

（六）根據學院審核通過的畢業(yè)生名單，粘貼畢業(yè)證書照片，學生處負責加蓋學院鋼印、公章和院長個人印章。

（七）各系學籍信息員根據學生處的具體安排，做好畢業(yè)證書的保管、核發(fā)等工作。

（八）教務處制定和完善學生學業(yè)成績評定和管理辦法，于5月底前完成學生的畢業(yè)評價并報學生處。

（九）按結業(yè)處理的學生，經考試、考核符合畢業(yè)要求后，由學生處統一到省教育廳辦理換發(fā)畢業(yè)證書手續(xù)。

（十）各系按時間要求逐一檢查、落實、完成各項畢業(yè)生畢業(yè)前各項工作。并配合有關部門做好檔案歸檔、戶口遷移等工作。

六、學生檔案管理

學生的學籍檔案及常態(tài)管理，在學生處統一領導下，由各系負責完成：

（一）每學期末，各系通過個人小結、師生民主評議對每個學生進行操行鑒定并及時歸入學生檔案。

（二）各系將教務處認定的考試成績單歸入檔案。

（三）各系負責將學生在校期間的表現情況、誠信檔案和獎懲情況歸入學生檔案。

（四）各系負責將招生資料、學生實習報告等歸入學生檔案。

（五）各系負責將畢業(yè)資料、就業(yè)報到資料等歸入學生檔案。

（六）各系負責將其它和學生學習、生活、思想品德和社會實踐等相關的資料歸入學生檔案。

七、畢業(yè)學生學歷資格認定

（一）學生本人應攜帶身份證、畢業(yè)證書原件在學院辦公室開具“查詢單”、由檔案館和學生處辦理相關手續(xù)；如果不是查詢本人學歷，需提供查詢人的委托書；如果原件遺失須提供其它相關證明材料，比如：在校期間的照片或者畢業(yè)留念冊等紙質可靠依據；

（二）第三方查詢（組織、紀檢部門）需向學院辦公室提供單位“介紹信”，經核實后開具查詢單方可查詢。

（三）學生處學籍管理人員依據學院檔案館提供的錄取表、畢業(yè)審核登記表和畢業(yè)派遣名冊等復印件結合學籍專網仔細核驗后，出具學歷證明，經院辦審核后加蓋公章；需學歷認證的學生持相關資料到山西省政務中心進行學歷認證，欠費學生和沒有完成學業(yè)學生不能進行學歷認證。

本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行。

2021年8月2日