根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（中華人民共和國教育部令第41號），為進一步加強和規(guī)范我院學(xué)籍學(xué)歷管理工作，切實維護學(xué)生合法權(quán)益，特制定本辦法。

一、組織機構(gòu)

為做好學(xué)院學(xué)籍學(xué)歷管理工作，建立學(xué)籍學(xué)歷管理分級責(zé)任制，成立臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍學(xué)歷管理領(lǐng)導(dǎo)小組，具體如下：

組 長：學(xué)院黨委書記、學(xué)院院長

副組長：分管副院長

成 員：學(xué)生處處長、招生處處長、教務(wù)處處長、計財處處長、就業(yè)指導(dǎo)中心主任、各系書記

領(lǐng)導(dǎo)組下設(shè)辦公室，辦公室主任由學(xué)生處處長擔(dān)任，具體承擔(dān)學(xué)籍學(xué)歷管理工作的組織實施；各系書記是學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理工作的直接責(zé)任人，各班級輔導(dǎo)員（班主任）是學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理工作的具體責(zé)任人。

二、新生報到注冊

（一）新生報到前，招生處需向?qū)W生處及各系提供新生預(yù)報到名單；

（二）新生報到期間依據(jù)《臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院新生入學(xué)資格審查和錄取資格復(fù)查工作實施方案》進行入學(xué)資格初步審查，審查合格的辦理入學(xué)手續(xù)，予以注冊學(xué)籍；審查發(fā)現(xiàn)新生的錄取通知、考生信息等證明材料，與本人實際情況不符，或者有其他違反國家招生考試規(guī)定情形的，取消入學(xué)資格。

（三）學(xué)生入學(xué)后，在3個月內(nèi)按照國家招生規(guī)定進行復(fù)查，復(fù)查內(nèi)容主要包括以下方面：

1.錄取手續(xù)及程序等是否合乎國家招生規(guī)定；

2.所獲得的錄取資格是否真實、合乎相關(guān)規(guī)定；

3.本人及身份證明與錄取通知、考生檔案等是否一致；

4.身心健康狀況是否符合報考專業(yè)或者專業(yè)類別體檢要求，能否保證在校正常學(xué)習(xí)、生活；

5.藝術(shù)、體育等特殊類型錄取學(xué)生的專業(yè)水平是否符合錄取要求。

復(fù)查中發(fā)現(xiàn)學(xué)生存在弄虛作假、徇私舞弊等情形的，確定為復(fù)查不合格，應(yīng)當取消學(xué)籍；情節(jié)嚴重的，移交有關(guān)部門調(diào)查處理。

復(fù)查的程序和辦法依據(jù)《臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院新生入學(xué)資格審查和錄取資格復(fù)查工作實施方案》。

（四）學(xué)生報到結(jié)束后，招生處將本年度各專業(yè)、層次報到學(xué)生的招生資料和名冊移交各系；名冊和新生入學(xué)資格初審報告書面移交學(xué)生處。

（五）學(xué)生報到后，各系、班級組織學(xué)生核實自己的相關(guān)信息（包括姓名、性別、身份證號、考生號、專業(yè)、學(xué)制、生源地），并由學(xué)生本人、本班輔導(dǎo)員（班主任）、系學(xué)籍信息員、系領(lǐng)導(dǎo)簽字后提交學(xué)生處待注冊，各系組織新生填寫《臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生基本情況登記表》存查。

（六）學(xué)生處審核確定新生報到注冊名單進行學(xué)籍注冊，同時上報省教育廳行政主管部門，完成新生的首次學(xué)籍電子注冊工作。

（七）新生學(xué)籍電子工作完成后，各系及時督促所有新生及時登錄“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”核對個人身份信息和學(xué)籍注冊信息，對于發(fā)現(xiàn)的問題以書面報告的形式遞交學(xué)生處，以便及時核實糾正。

（八）學(xué)生處根據(jù)新生報到注冊名單為學(xué)生辦理學(xué)生證、火車票優(yōu)惠卡等，同時在學(xué)生證上加蓋“注冊專用章”。

三、在校生注冊

在校生注冊分為“學(xué)年第一學(xué)期注冊”和“學(xué)年第二學(xué)期注冊”。

（一）學(xué)生處負責(zé)全院在校生每學(xué)期學(xué)籍注冊工作，辦理注冊時間為開學(xué)后兩周內(nèi)。

（二）學(xué)生每學(xué)期在正式上課前須在所在系報到注冊登記，各系根據(jù)要求完善《臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生學(xué)籍冊》，并在正式上課前將學(xué)生報到情況報學(xué)生處備案，對沒有按期報到的學(xué)生須做出書面情況說明。

（三）報到后的學(xué)生憑本人學(xué)生證經(jīng)學(xué)生處專人審核后，辦理正式注冊手續(xù)，并在學(xué)生證上加蓋“注冊專用章”。未按學(xué)期加蓋“注冊專用章”的學(xué)生證，不能作為有效證件使用。

（四）凡因各種原因不能如期注冊的學(xué)生，各系均應(yīng)逐一核實后，向?qū)W生處出具書面報告說明情況。

（五）每學(xué)年第一學(xué)期，學(xué)生須在開學(xué)報到兩周內(nèi)足額繳納學(xué)費。計財處負責(zé)對學(xué)生繳費情況進行統(tǒng)計。未繳納學(xué)費或辦理減免、緩繳等手續(xù)的，學(xué)校不予注冊，按自動退學(xué)處理，取消學(xué)籍。家庭經(jīng)濟困難的學(xué)生可以申請貸款或者其他形式資助，辦理有關(guān)手續(xù)后注冊。

（六）每學(xué)期開學(xué)一個月內(nèi)，學(xué)生處應(yīng)將學(xué)籍異動情況通報至各系和相關(guān)部門，各系及時通知學(xué)生本人。

（七）每學(xué)年第二學(xué)期注冊，除繳清學(xué)費環(huán)節(jié)外，其余按以上程序執(zhí)行。

四、學(xué)籍異動

（一）退學(xué)：學(xué)生有下列情形之一者，應(yīng)予退學(xué)。

1.休學(xué)期滿，在學(xué)校規(guī)定期限內(nèi)未提出復(fù)學(xué)申請或者申請復(fù)學(xué)經(jīng)復(fù)查不合格者；

2.經(jīng)過指定醫(yī)院診斷，患有疾病或者意外傷殘，不能堅持正常學(xué)習(xí)者；

3.本人申請退學(xué)，經(jīng)說服教育無效者；

4.不論何種原因，在校學(xué)習(xí)時間超過六年者；

5.超過學(xué)校規(guī)定期限未注冊而又無正當事由者；

6.因其它特殊情況，學(xué)校認為必須退學(xué)者。

按本條規(guī)定作退學(xué)處理，由院長辦公會會議研究決定。

（二）休學(xué)、復(fù)學(xué)：學(xué)生提交休學(xué)、復(fù)學(xué)（附休學(xué)證明）申請書，各系學(xué)生管理負責(zé)人和輔導(dǎo)員（班主任）審核后，及時將休學(xué)、復(fù)學(xué)通知單和學(xué)生提交的休學(xué)、復(fù)學(xué)申請書提交學(xué)生處，學(xué)生處依據(jù)教育部第41號令負責(zé)學(xué)籍狀態(tài)的更改。

（三）轉(zhuǎn)學(xué)（轉(zhuǎn)出）：學(xué)生提交轉(zhuǎn)學(xué)申請（理由充分、真實，對方院校同意轉(zhuǎn)入），所屬系負責(zé)人對申請審核同意簽字，相關(guān)職能部門和分管院領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，辦理網(wǎng)上學(xué)籍轉(zhuǎn)學(xué)確認手續(xù)。

（四）轉(zhuǎn)學(xué)（轉(zhuǎn)入）：學(xué)生處為相關(guān)系提供省教育廳簽發(fā)的批準轉(zhuǎn)學(xué)批文復(fù)印件或者是學(xué)院文件作為學(xué)生入班的依據(jù)，辦理網(wǎng)上學(xué)籍確認手續(xù)。

（五）轉(zhuǎn)專業(yè)：學(xué)生因個人興趣和特長提交轉(zhuǎn)專業(yè)申請，所在系及擬轉(zhuǎn)入系書記簽署意見，經(jīng)學(xué)生處審核，分管院領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦理相關(guān)學(xué)籍手續(xù)。

下列情形不得轉(zhuǎn)專業(yè)：

1.學(xué)生入學(xué)未滿一學(xué)期或者畢業(yè)前一年（注：兩年制的可在一年級第二學(xué)期轉(zhuǎn)專業(yè)）；

2.藝術(shù)類和體育類專業(yè)學(xué)生；

3.對口升學(xué)學(xué)生、單獨招生學(xué)生、三二轉(zhuǎn)段學(xué)生；

4.其他入學(xué)錄取時有約定條件的；

5.無正當理由的。

學(xué)院根據(jù)社會對人才需求情況和專業(yè)發(fā)展情況，在學(xué)生自愿的基礎(chǔ)上，經(jīng)過學(xué)院院長辦公會會議研究，可以適當調(diào)整部分學(xué)生的專業(yè)。

（六）留、降級：各系對于擬作留、降級處理的學(xué)生，及時以函件形式上報學(xué)生處,經(jīng)學(xué)生處審核，分管院領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦理相關(guān)學(xué)籍手續(xù)。

五、畢業(yè)資格審核及相關(guān)工作流程

學(xué)生處、就業(yè)指導(dǎo)中心、教務(wù)處、計財處等相關(guān)部門分別審核本屆畢業(yè)學(xué)生的畢業(yè)資格，學(xué)生處負責(zé)審核辦理畢業(yè)證書，就業(yè)指導(dǎo)中心負責(zé)審核辦理就業(yè)報到手續(xù)，教務(wù)處負責(zé)審核學(xué)業(yè)成績，計財處負責(zé)審核學(xué)費的繳納情況。

（一）每學(xué)年第二學(xué)期開學(xué)后，各系學(xué)生管理負責(zé)人將符合畢業(yè)條件的預(yù)計畢業(yè)學(xué)生名單（具有學(xué)籍的學(xué)生）匯總后報學(xué)生處和就業(yè)指導(dǎo)中心。

（二）各系、班級認真審核預(yù)計畢業(yè)生名單、信息數(shù)據(jù)庫（包括：學(xué)號、姓名、性別、身份證號、出生日期等重要信息），確保上報畢業(yè)生信息的數(shù)據(jù)準確。

（三）各系學(xué)生管理負責(zé)人根據(jù)學(xué)院安排（新華社山西分社指定時間），認真組織學(xué)生參加畢業(yè)圖像信息采集，及時登錄中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（https://www.chsi.com.cn/）,核對學(xué)生本人的圖像信息。學(xué)生處負責(zé)匯總預(yù)計畢業(yè)生錯誤圖像信息，反饋新華社予以修正。

（四）各系及時整理、審核畢業(yè)學(xué)生相關(guān)檔案資料，分別在學(xué)生處和院辦對相關(guān)內(nèi)容進行蓋章。

（五）各系及時組織學(xué)生到計財處、學(xué)生處、圖書館等部門協(xié)商處理畢業(yè)學(xué)生欠費、畢業(yè)學(xué)生助學(xué)貸款、未歸還借閱圖書等事宜。

（六）根據(jù)學(xué)院審核通過的畢業(yè)生名單，粘貼畢業(yè)證書照片，學(xué)生處負責(zé)加蓋學(xué)院鋼印、公章和院長個人印章。

（七）各系學(xué)籍信息員根據(jù)學(xué)生處的具體安排，做好畢業(yè)證書的保管、核發(fā)等工作。

（八）教務(wù)處制定和完善學(xué)生學(xué)業(yè)成績評定和管理辦法，于5月底前完成學(xué)生的畢業(yè)評價并報學(xué)生處。

（九）按結(jié)業(yè)處理的學(xué)生，經(jīng)考試、考核符合畢業(yè)要求后，由學(xué)生處統(tǒng)一到省教育廳辦理換發(fā)畢業(yè)證書手續(xù)。

（十）各系按時間要求逐一檢查、落實、完成各項畢業(yè)生畢業(yè)前各項工作。并配合有關(guān)部門做好檔案歸檔、戶口遷移等工作。

六、學(xué)生檔案管理

學(xué)生的學(xué)籍檔案及常態(tài)管理，在學(xué)生處統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由各系負責(zé)完成：

（一）每學(xué)期末，各系通過個人小結(jié)、師生民主評議對每個學(xué)生進行操行鑒定并及時歸入學(xué)生檔案。

（二）各系將教務(wù)處認定的考試成績單歸入檔案。

（三）各系負責(zé)將學(xué)生在校期間的表現(xiàn)情況、誠信檔案和獎懲情況歸入學(xué)生檔案。

（四）各系負責(zé)將招生資料、學(xué)生實習(xí)報告等歸入學(xué)生檔案。

（五）各系負責(zé)將畢業(yè)資料、就業(yè)報到資料等歸入學(xué)生檔案。

（六）各系負責(zé)將其它和學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、思想品德和社會實踐等相關(guān)的資料歸入學(xué)生檔案。

七、畢業(yè)學(xué)生學(xué)歷資格認定

（一）學(xué)生本人應(yīng)攜帶身份證、畢業(yè)證書原件在學(xué)院辦公室開具“查詢單”、由檔案館和學(xué)生處辦理相關(guān)手續(xù)；如果不是查詢本人學(xué)歷，需提供查詢?nèi)说奈袝蝗绻z失須提供其它相關(guān)證明材料，比如：在校期間的照片或者畢業(yè)留念冊等紙質(zhì)可靠依據(jù)；

（二）第三方查詢（組織、紀檢部門）需向?qū)W院辦公室提供單位“介紹信”，經(jīng)核實后開具查詢單方可查詢。

（三）學(xué)生處學(xué)籍管理人員依據(jù)學(xué)院檔案館提供的錄取表、畢業(yè)審核登記表和畢業(yè)派遣名冊等復(fù)印件結(jié)合學(xué)籍專網(wǎng)仔細核驗后，出具學(xué)歷證明，經(jīng)院辦審核后加蓋公章；需學(xué)歷認證的學(xué)生持相關(guān)資料到山西省政務(wù)中心進行學(xué)歷認證，欠費學(xué)生和沒有完成學(xué)業(yè)學(xué)生不能進行學(xué)歷認證。

本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行。

2021年8月2日