學(xué)籍是關(guān)乎學(xué)生切身利益的重大事項(xiàng)，學(xué)籍管理是學(xué)生管理的重要組成部分，學(xué)籍注冊(cè)是學(xué)院對(duì)學(xué)生在校學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定，是對(duì)學(xué)籍有效性的認(rèn)可，是加強(qiáng)學(xué)生行為管理的有效手段，也是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間必須履行的一項(xiàng)登記手續(xù)。為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范我院學(xué)籍管理工作，根據(jù)《臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生管理規(guī)定》，特制定本辦法。

一、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

學(xué)院成立以分管副院長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各系系領(lǐng)導(dǎo)為成員、學(xué)生處、招生處、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處和監(jiān)察室等職能部門(mén)為主導(dǎo)的新生身份認(rèn)定機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)督促各系開(kāi)展學(xué)籍管理工作，查處冒名頂替和弄虛作假學(xué)生，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)取消入學(xué)資格，不予學(xué)籍電子注冊(cè)。學(xué)生處負(fù)責(zé)具體基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集、核實(shí)上傳；招生處負(fù)責(zé)自查招生程序和招生手續(xù)等入學(xué)資格審核；財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)報(bào)到學(xué)生應(yīng)繳費(fèi)用的收繳；教務(wù)處負(fù)責(zé)依據(jù)學(xué)生處提供的錄取圖像信息（學(xué)信網(wǎng)）制作“臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院準(zhǔn)考證”負(fù)責(zé)審核學(xué)生圖像信息與實(shí)際信息不符的情況；招生處等各職能處室和系（部）發(fā)現(xiàn)學(xué)籍相關(guān)問(wèn)題應(yīng)即時(shí)向?qū)W生處提供書(shū)面報(bào)告，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批后由學(xué)生處負(fù)責(zé)逐級(jí)上報(bào)。

各系成立由系領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生管理負(fù)責(zé)人牽頭，以學(xué)籍信息員為骨干，以班主任為基本力量的專(zhuān)門(mén)組織，負(fù)責(zé)本系新生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集工作和新生身份核查工作,系學(xué)籍信息員變動(dòng)必須向?qū)W生處及時(shí)報(bào)備。

二、新生報(bào)到注冊(cè)

1、新生報(bào)到前，招生處需向?qū)W生處及各系提供新生預(yù)報(bào)到名單；

2、招生處在新生報(bào)到期間負(fù)責(zé)學(xué)生身份的認(rèn)定以及資格審查工作；

3、學(xué)生報(bào)到結(jié)束以后，招生處將本年度各專(zhuān)業(yè)、層次報(bào)到學(xué)生的招生資料和名冊(cè)移交各系；將名冊(cè)和新生入學(xué)資格初審報(bào)告書(shū)面移交學(xué)生處；

4、各系、班組織學(xué)生核實(shí)自己的相關(guān)信息（身份證號(hào)以正在使用的身份證為準(zhǔn)，出生日期與身份證號(hào)內(nèi)所含出生日期相符），確認(rèn)后由學(xué)生本人、班主任、系領(lǐng)導(dǎo)及其系學(xué)籍工作人員簽字后提交學(xué)生處待注冊(cè)，系部組織新生填寫(xiě)《學(xué)生基本情況登記表》存查。

5、學(xué)生處審核確定新生報(bào)到注冊(cè)名單進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè)，同時(shí)上報(bào)省、市教育行政主管部門(mén)，完成新生的首次學(xué)籍電子注冊(cè)工作。上報(bào)工作務(wù)必于本年度十月三十日前完成；對(duì)于學(xué)籍重復(fù)的學(xué)生，限在入學(xué)當(dāng)年第一學(xué)期內(nèi)解決重復(fù)學(xué)籍問(wèn)題。

6、學(xué)生處根據(jù)新生報(bào)到注冊(cè)名單為學(xué)生辦理學(xué)生證、火車(chē)票優(yōu)惠卡等，同時(shí)在學(xué)生證上加蓋“注冊(cè)專(zhuān)用章”。

7、學(xué)生處應(yīng)當(dāng)在3個(gè)月內(nèi)對(duì)新生進(jìn)行學(xué)籍資格復(fù)查。復(fù)查內(nèi)容主要包括以下方面：

（1）錄取手續(xù)及程序等是否合乎國(guó)家招生規(guī)定；

（2）所獲得的錄取資格是否真實(shí)、合乎相關(guān)規(guī)定；

（3）本人及身份證明與錄取通知、考生檔案等是否一致；

（4）身心健康狀況是否符合報(bào)考專(zhuān)業(yè)或者專(zhuān)業(yè)類(lèi)別體檢要求，能否保證在校正常學(xué)習(xí)、生活；

（5）藝術(shù)、體育等特殊類(lèi)型錄取學(xué)生的專(zhuān)業(yè)水平是否符合錄取要求。

三、在校生注冊(cè)

在校生注冊(cè)分為“學(xué)年第一學(xué)期注冊(cè)”和“學(xué)年第二學(xué)期注冊(cè)”。

1、學(xué)生處負(fù)責(zé)全院在校生每學(xué)期學(xué)籍注冊(cè)工作，辦理注冊(cè)時(shí)間為開(kāi)學(xué)后兩周以?xún)?nèi)；

2、學(xué)生每學(xué)期在正式上課前須在所在系（部）報(bào)到，系（部）應(yīng)根據(jù)要求建立規(guī)范的《學(xué)生學(xué)期報(bào)到情況登記簿》，并在正式上課前將學(xué)生報(bào)到情況報(bào)學(xué)生處備案，對(duì)沒(méi)有按期報(bào)到的學(xué)生須做出書(shū)面情況說(shuō)明。

學(xué)生處在開(kāi)學(xué)一周內(nèi)每天將報(bào)到情況在全院范圍內(nèi)予以公布。

3、報(bào)到后的學(xué)生憑本人學(xué)生證經(jīng)學(xué)生處專(zhuān)人審核后，辦理正式注冊(cè)手續(xù)，并在學(xué)生證上加蓋“注冊(cè)專(zhuān)用章”。未按學(xué)期加蓋“注冊(cè)專(zhuān)用章”的學(xué)生證，不能作為有效證件使用。

4、凡因各種原因不能如期注冊(cè)的學(xué)生，學(xué)生處和各系（部）均應(yīng)各系（部）逐一核實(shí)后，向?qū)W生處出具書(shū)面報(bào)告說(shuō)明情況，學(xué)生處匯總信息后報(bào)學(xué)院院長(zhǎng)辦公會(huì)或者院長(zhǎng)授權(quán)的專(zhuān)門(mén)會(huì)議研究決定。

5、每學(xué)年第一學(xué)期，學(xué)生須在開(kāi)學(xué)報(bào)到兩周內(nèi)足額繳納學(xué)費(fèi)。財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生繳費(fèi)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。開(kāi)學(xué)第二周后，財(cái)務(wù)處應(yīng)將欠費(fèi)學(xué)生名單及欠費(fèi)金額報(bào)學(xué)生處協(xié)同督促學(xué)生繳費(fèi)，欠費(fèi)學(xué)生一律不予注冊(cè)。

6、每學(xué)期開(kāi)學(xué)一個(gè)月內(nèi)，學(xué)生處應(yīng)將學(xué)籍異動(dòng)情況通報(bào)至各系（部），各系（部）及時(shí)通知學(xué)生本人。

7、每學(xué)年第二學(xué)期注冊(cè)，除繳清學(xué)費(fèi)環(huán)節(jié)外，其余按以上程序執(zhí)行。

四、學(xué)籍異動(dòng)管理

①退學(xué)：學(xué)生提交由監(jiān)護(hù)人簽字的退學(xué)申請(qǐng)書(shū)，各系和相關(guān)處室的工作人員簽署意見(jiàn)，辦理學(xué)生退學(xué)手續(xù)。學(xué)生處每月25日匯總后報(bào)院長(zhǎng)辦公會(huì)或者院長(zhǎng)授權(quán)的專(zhuān)門(mén)會(huì)議研究決定，學(xué)生處負(fù)責(zé)具體辦理學(xué)籍注銷(xiāo)。

②休學(xué)、復(fù)學(xué)：學(xué)生提交休學(xué)、復(fù)學(xué)（附休學(xué)證明）申請(qǐng)書(shū)，各系學(xué)生管理負(fù)責(zé)人和班主任受理后，及時(shí)將休學(xué)、復(fù)學(xué)通知單和學(xué)生提交的休學(xué)、復(fù)學(xué)申請(qǐng)書(shū)提交學(xué)生處，學(xué)生處每月25日匯總后報(bào)院長(zhǎng)辦公會(huì)或者院長(zhǎng)授權(quán)的專(zhuān)門(mén)會(huì)議研究決定，學(xué)生處負(fù)責(zé)注明學(xué)籍狀態(tài)。

③轉(zhuǎn)學(xué)（轉(zhuǎn)出）：學(xué)生提交轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)（理由充分、真實(shí)，對(duì)方院校同意轉(zhuǎn)入），所屬系負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)審核同意簽字，相關(guān)職能部門(mén)和分管院領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，辦理網(wǎng)上學(xué)籍轉(zhuǎn)學(xué)確認(rèn)手續(xù)。

④轉(zhuǎn)學(xué)（轉(zhuǎn)入）：學(xué)生處為相關(guān)系提供省教育廳簽發(fā)的批準(zhǔn)轉(zhuǎn)學(xué)批文復(fù)印件或者是學(xué)院文件作為學(xué)生入班的依據(jù)，辦理網(wǎng)上學(xué)籍確認(rèn)手續(xù)。

⑤轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)：學(xué)生因個(gè)人興趣和特長(zhǎng)提交轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)申請(qǐng)，原專(zhuān)業(yè)及轉(zhuǎn)入專(zhuān)業(yè)所屬系負(fù)責(zé)人均須審核并簽字，學(xué)生處匯總信息后統(tǒng)一報(bào)院長(zhǎng)辦公會(huì)或者院長(zhǎng)授權(quán)的專(zhuān)門(mén)會(huì)議研究決定，學(xué)生處根據(jù)學(xué)院決定辦理相關(guān)學(xué)籍手續(xù)。下列情形不得轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)：1、學(xué)生入學(xué)未滿一學(xué)期者；2、專(zhuān)科二年級(jí)（含二年級(jí)）以上者；3、藝術(shù)類(lèi)和體育類(lèi)專(zhuān)業(yè)學(xué)生；4、對(duì)口升學(xué)學(xué)生、單獨(dú)招生學(xué)生、三二轉(zhuǎn)段學(xué)生及其入學(xué)錄取時(shí)有約定條件的。

⑥留、降級(jí)：各系對(duì)于擬作留、降級(jí)處理的學(xué)生，及時(shí)以函件形式上報(bào)學(xué)生處，學(xué)生處匯總信息后統(tǒng)一報(bào)院長(zhǎng)辦公會(huì)或者院長(zhǎng)授權(quán)的專(zhuān)門(mén)會(huì)議研究決定，學(xué)生處根據(jù)學(xué)院決定辦理相關(guān)學(xué)籍手續(xù)。原所屬系（部）班級(jí)應(yīng)及時(shí)將其有關(guān)學(xué)籍、檔案等材料轉(zhuǎn)交至系部學(xué)籍負(fù)責(zé)人和班主任。

五、畢業(yè)資格審核及相關(guān)工作流程

學(xué)生處、就業(yè)指導(dǎo)中心、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處等相關(guān)部門(mén)分別審核本屆畢業(yè)學(xué)生的畢業(yè)資格，學(xué)生處負(fù)責(zé)審核辦理畢業(yè)證書(shū)，就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)審核辦理就業(yè)報(bào)到手續(xù)，教務(wù)處負(fù)責(zé)審核學(xué)業(yè)成績(jī)，財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)審核學(xué)費(fèi)的繳納情況。

1、每學(xué)年第二學(xué)期開(kāi)學(xué)后，各系學(xué)生管理負(fù)責(zé)人將符合畢業(yè)條件的預(yù)計(jì)畢業(yè)學(xué)生名單（具有學(xué)籍的學(xué)生）匯總學(xué)生處和就業(yè)指導(dǎo)中心。

2、各系、班認(rèn)真審核預(yù)計(jì)畢業(yè)生名單、信息數(shù)據(jù)庫(kù)（表格形式：含學(xué)號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)、出生日期等重要信息），確保上報(bào)畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

3、各系學(xué)生管理負(fù)責(zé)人根據(jù)學(xué)院安排（新華社山西分社指定時(shí)間），認(rèn)真組織學(xué)生參加畢業(yè)圖像信息采集，及時(shí)登錄中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（http://www.chsi.com.cn），核對(duì)學(xué)生本人的圖像信息。學(xué)生處負(fù)責(zé)匯總預(yù)計(jì)畢業(yè)生錯(cuò)誤圖像信息，反饋新華社予以修正。

4、各系及時(shí)整理畢業(yè)學(xué)生相關(guān)檔案資料，在指定時(shí)間到學(xué)生處和院辦審核蓋章。

5、各系及時(shí)組織學(xué)生到計(jì)財(cái)處、學(xué)生處、圖書(shū)館等部門(mén)協(xié)商處理畢業(yè)學(xué)生欠費(fèi)、畢業(yè)學(xué)生助學(xué)貸款、未歸還借閱圖書(shū)等事宜。

6、根據(jù)學(xué)院審核通過(guò)的畢業(yè)生名單，粘貼畢業(yè)證書(shū)照片，學(xué)生處負(fù)責(zé)加蓋學(xué)院鋼印、公章和院長(zhǎng)個(gè)人印章。

7、各系學(xué)籍管理人根據(jù)學(xué)生處的具體安排，做好畢業(yè)證書(shū)的保管、核發(fā)等工作。

8、各系及時(shí)收回并注銷(xiāo)畢業(yè)學(xué)生的學(xué)生證。

9、畢業(yè)生的成績(jī)匯總表，教務(wù)處務(wù)于6月底前匯總報(bào)學(xué)生處。

10、按結(jié)業(yè)處理的學(xué)生，經(jīng)考試、考核符合畢業(yè)要求的，由學(xué)生處統(tǒng)一到省教育廳辦理?yè)Q發(fā)畢業(yè)證書(shū)手續(xù)。

11、各系按時(shí)間要求逐一檢查、落實(shí)、完成各項(xiàng)畢業(yè)生畢業(yè)前各項(xiàng)工作。配合有關(guān)部門(mén)做好畢業(yè)典禮、檔案歸檔、戶口遷移等工作。

六、學(xué)生檔案管理

學(xué)生的學(xué)籍檔案及常態(tài)管理，在學(xué)生處統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由各系負(fù)責(zé)完成：

1、每學(xué)期末，各系通過(guò)個(gè)人小結(jié)、師生民主評(píng)議對(duì)每個(gè)學(xué)生進(jìn)行操行鑒定并及時(shí)歸入學(xué)生檔案；

2、各系將教務(wù)處認(rèn)定的考試成績(jī)單歸入檔案；

3、各系負(fù)責(zé)將學(xué)生在校期間的表現(xiàn)情況、誠(chéng)信檔案和獎(jiǎng)懲情況歸入學(xué)生檔案；

4、各系負(fù)責(zé)將招生資料、學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告等歸入學(xué)生檔案。

5、各系負(fù)責(zé)將畢業(yè)資料、就業(yè)報(bào)到資料等歸入學(xué)生檔案。

6、各系負(fù)責(zé)將其它和學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、思想品德和社會(huì)實(shí)踐等相關(guān)的資料歸入學(xué)生檔案。

七、畢業(yè)學(xué)生學(xué)歷資格認(rèn)定

1、學(xué)生本人應(yīng)攜帶身份證、畢業(yè)證書(shū)原件來(lái)學(xué)院辦公室開(kāi)具“查詢(xún)單”、到檔案館和學(xué)生處辦理相關(guān)手續(xù)；如果不是查詢(xún)本人學(xué)歷，需提供查詢(xún)?nèi)说奈袝?shū)；如果原件遺失須提供其它相關(guān)證明材料比如：在校期間的照片或者畢業(yè)留念冊(cè)等紙質(zhì)可靠依據(jù)；

2、第三方查詢(xún)（組織、紀(jì)檢部門(mén)）需向?qū)W院辦公室提供單位“介紹信”經(jīng)核實(shí)后開(kāi)具查詢(xún)單方可查詢(xún)。

3、學(xué)生處學(xué)籍主管依據(jù)學(xué)院檔案館提供的錄取表、畢業(yè)審核登記表和畢業(yè)派遣名冊(cè)等復(fù)印件結(jié)合學(xué)籍專(zhuān)網(wǎng)仔細(xì)核驗(yàn)后，出具學(xué)歷證明經(jīng)院辦審核后加蓋公章；需學(xué)歷認(rèn)證的學(xué)生持相關(guān)資料到山西省政務(wù)中心進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證，欠費(fèi)學(xué)生和沒(méi)有完成學(xué)業(yè)學(xué)生不能進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證。

本規(guī)定自2017年9月1日起執(zhí)行，執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告學(xué)生處。