學(xué)生檔案管理工作是學(xué)生管理工作的基礎(chǔ)工作之一，為做好學(xué)生檔案材料的收集、歸檔和管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化、制度化，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在學(xué)生教育與管理工作中的作用，更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)，為用人單位遴選人才提供學(xué)生在校期間各方面的表現(xiàn)情況，學(xué)院依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、國(guó)家教育部令第41號(hào)和《臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍管理暫行辦法》的文件精神，特制定本辦法。

一、學(xué)生檔案管理的職責(zé)

學(xué)生檔案及常態(tài)管理在學(xué)生處的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下由各系負(fù)責(zé)完成：

1、每學(xué)年末，各系通過民主評(píng)議程序?qū)γ總€(gè)學(xué)生進(jìn)行操行鑒定并及時(shí)歸入學(xué)生檔案；

2、各系將教務(wù)處提供的考試成績(jī)單、職業(yè)技能鑒定考核表歸入檔案；

3、各系負(fù)責(zé)將學(xué)生在校期間的表現(xiàn)情況誠(chéng)信檔案和獎(jiǎng)懲情況歸入學(xué)生檔案；

4、各系負(fù)責(zé)將學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告歸入學(xué)生檔案；

5、各系將招生處提供的學(xué)生招生錄取檔案和就業(yè)指導(dǎo)中心提供的就業(yè)報(bào)到證存根歸入學(xué)生檔案；

6、各系負(fù)責(zé)將其它和學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、思想品德和社會(huì)實(shí)踐等相關(guān)的資料歸入學(xué)生檔案。

二、學(xué)生檔案內(nèi)容

歸檔內(nèi)容包括：學(xué)籍登記冊(cè)、考試成績(jī)單、誠(chéng)信檔案、職業(yè)技能鑒定考核表、實(shí)習(xí)報(bào)告（實(shí)習(xí)考核本）、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)表、優(yōu)秀學(xué)生評(píng)審表、受處分學(xué)生的處分和解除處分材料、入黨(團(tuán))材料、報(bào)到證存根（白色聯(lián)）（由學(xué)院就業(yè)指導(dǎo)中心提供）、高考（中考）原始檔案、學(xué)生評(píng)優(yōu)登記表、畢業(yè)設(shè)計(jì)等。

（1）獲得我院學(xué)籍并在學(xué)院就讀的學(xué)生填寫的相關(guān)檔案資料、在校期間的表現(xiàn)情況以及與學(xué)生相關(guān)的各種材料均應(yīng)歸檔；

（2）對(duì)于代培學(xué)生（非我院學(xué)籍）學(xué)院只提供在校期間各學(xué)期的操行鑒定，招生資料、畢業(yè)鑒定等由委托學(xué)校提供；

（3）對(duì)于聯(lián)合辦學(xué)學(xué)生（取得我院學(xué)籍但不在本院就讀），檔案資料由合作單位提供，學(xué)院負(fù)責(zé)審核。

三、學(xué)生檔案管理辦法

（一）在校學(xué)生檔案管理辦法

1、每年秋季在新生入校一個(gè)月后為新生建立個(gè)人檔案；

2、學(xué)生在校期間，檔案由學(xué)生處統(tǒng)籌各系進(jìn)行管理。學(xué)生集中實(shí)習(xí)前，各系負(fù)責(zé)查驗(yàn)確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)生處集中審核，交院辦等相關(guān)部門蓋章。

（二）中途離校學(xué)生檔案管理辦法

對(duì)于中途由于某種原因不能繼續(xù)在學(xué)院學(xué)習(xí)完成學(xué)業(yè)的學(xué)生，學(xué)籍管理記錄中應(yīng)如實(shí)記錄，以備查驗(yàn)。

（三）應(yīng)屆畢業(yè)生檔案管理辦法

1、畢業(yè)生的檔案整理工作應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)當(dāng)年暑期前全部整理完畢，確保學(xué)生檔案資料真實(shí)、齊全、完備；

2、學(xué)院在學(xué)生本人申請(qǐng)后可將沒有正式接受單位的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行牟⒃诨貓?zhí)上加蓋人才交流中心印章，回執(zhí)交回到學(xué)生處留存；系（部）負(fù)責(zé)保存學(xué)生檔案不得低于學(xué)生畢業(yè)后一年，一年后移交學(xué)院檔案館；

3、學(xué)生檔案封口加蓋學(xué)生處公章。各種表格中，“系部意見”加蓋系部公章和系（部）負(fù)責(zé)人私章；“學(xué)生處意見”加蓋學(xué)生處公章；“學(xué)院意見”加蓋學(xué)院公章；“班主任意見”由班主任負(fù)責(zé)簽字或加蓋私章；“班委意見”由班長(zhǎng)負(fù)責(zé)簽字；學(xué)生檔案編碼處加蓋檔案專用章。

四、學(xué)生檔案管理工作要求

1、檔案內(nèi)容要完整，不得短缺、遺漏。

2、要依據(jù)檔案內(nèi)容，如實(shí)在檔案材料審核明細(xì)相應(yīng)欄目前劃“√”。

3、為便于查找，各系要依據(jù)學(xué)生處發(fā)放的檔案編碼規(guī)范填寫。

4、學(xué)生檔案裝袋由各系、學(xué)生處和院辦認(rèn)真審核后封口并加貼密封條，學(xué)生處在檔案編碼處加蓋檔案專用章。

5、檔案工作人員要愛護(hù)檔案，查閱時(shí)不準(zhǔn)在檔案上劃圈、涂抹、批注、刪改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制。

6、查閱、借閱檔案時(shí)，需履行借閱手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱，借閱人要愛護(hù)檔案原件，用后及時(shí)歸還。

7、外單位人員因需要查閱、借調(diào)學(xué)生檔案時(shí)，必須持單位介紹信。

8、各系檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得隨意將查閱檔案內(nèi)容泄露他人。

9、各系檔案存放處屬機(jī)密重地，要做好防火、防水、防盜等工作，定期檢查保管情況，確保檔案的安全。

五、檔案的編號(hào)辦法

檔案編號(hào)=系代碼（1位）+畢業(yè)年屆（4位）+培養(yǎng)層次（1位）+流水號(hào)（4位），注：大專、中專流水號(hào)統(tǒng)一編制。

例：1、機(jī)電系中考中專學(xué)制三年學(xué)生王三的檔案編號(hào)為4201120001

2、某系大專、中專共435人，流水號(hào)統(tǒng)一從0001編至0435號(hào)。

學(xué)院各系學(xué)籍檔案代碼規(guī)范如下：

培養(yǎng)層次編號(hào)：

六、學(xué)生檔案流水號(hào)（后四位）各系根據(jù)專業(yè)班級(jí)、姓氏以音序排列自然生成，聯(lián)辦學(xué)生依據(jù)此規(guī)則在我院學(xué)生后統(tǒng)一編碼。

七、本制度由學(xué)生處負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。